Kennst du das auch: 

• Am Ende der Zeit sind immer noch viele Aufgaben übrig?
• Die Zeit drängt?
• Du weißt morgens nicht, womit du eigentlich anfangen sollst oder arbeitest erstmal ab, was schnell geht?
• Und das stresst dich?

Dann bist du in prominenter Gesellschaft. In so prominenter Gesellschaft, dass ein gewisser Dwight D. Eisenhower (den meisten von uns eher aus anderem Kontext bekannt…) es zur Chefsache gemacht hat, sich mit diesem Problem zu beschäftigen, weil er es nämlich selbst auch hatte.
“I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important and the important are never urgent.” So soll er gesagt haben.

Jetzt musst du ja nicht gleich die alliierten Truppen anführen und US Präsident sein, um in zeitliche Nöte zu geraten. Zeitdruck ist einer am weitesten verbreiteten Gründe für Stress am Arbeitsplatz und er entsteht, ganz einfach, weil in zu kurzer Zeit zu viel zu tun ist. Zeitmanagement ist also für fast jeden ein Thema. Oder sogar eine notwendige Fähigkeit.
Eisenhower hat, ganz Mann der Tat, eine Matrix entwickelt, um seine Aufgaben zu priorisieren und zu strukturieren.
Hier entspricht die x-Achse der Dringlichkeit einer Aufgabe und die Y-Achse ihre Wichtigkeit. So entstehen vier unterschiedliche Abschnitte, mit deren Hilfe Aufgaben eingeordnet und priorisiert werden können.

Wie funktioniert die Priorisierung der Aufgaben jetzt konkret?

Zunächst mal schreibst du dir alle deine Aufgaben auf. Deine To do-Liste. Und dann sortierst du die Aufgaben ein. In einen der vier Quadranten.

Das ganze hat direkt 2 Vorteile: 

1. Du hast all deine Aufgaben übersichtlich zusammengeschrieben
2. Du hast sie bewertet. Nach Dringlichkeit und Wichtigkeit

Und so arbeitest du die Aufgaben dann eben auch ab. Angefangen mit denen, die du rechts oben einsortiert hast. Und die Aufgaben links unten? Trau dich, Dinge zu ignorieren!

Nur, was ist eigentlich der Unterschied zwischen Dringend und Wichtig?

Dringend ist etwas, was sofort erledigt werden muss. Es kann nicht aufgeschoben werden, weil es z.B. eine Deadline hat oder weil es sonst einfach zu spät wäre. Die Präsentation für deine Chefin, die Ergebnisse der Auswertung für das Projektmeeting.

Wichtigkeit hat etwas mit den langfristigen Auswirkungen einer Aufgabe zu tun. Die Planung der nächsten Schritte in deiner Karriere, deine Weiterbildung, der Ausbau deines Netzwerks, um in der Arbeitswelt zu bleiben.
Das Problem ist, dass sich diese wichtigen Dinge oft so einfach aufschieben lassen, vor allem, wenn viele andere, dringende Dinge auf der Agenda stehen. Und genau deshalb lohnt sich die Eisenhower Matrix. Sie hinterfragt die Dringlichkeit der Dinge und sie terminiert die Wichtigen.

Ja, aber….wenn Zeitmanagement so einfach wäre…

Ich gebe dir Recht, das sieht auf dem Papier erstmal schön und leicht aus, in der Realität angewandt ist es dann aber doch wieder komplizierter.

• Die Matrix berücksichtigt nur 2 Faktoren, Wichtigkeit und Dringlichkeit. Komplexität, Ressourcen usw. werden hier nicht betrachtet
• Es ist oft nicht einfach zu entscheiden, was denn jetzt wirklich wichtig und dringend ist und was zu ignorieren. Und dann bist du länger damit beschäftigt, die Aufgaben einzuordnen, als sie zu machen…
• Es sind so viele To do’s da, dass dir schon bei der Ansicht der ausgefüllten Matrix ganz anders wird?

Sicherlich ist diese Matrix nicht die Antwort auf all deine Zeit und Priorisierungsprobleme. Aber sie ist ein sehr guter Anfang. Wenn du es schaffst, noch 10 Minuten am Ende eines Arbeitstages zu investieren, um den folgenden Tag zu planen, die To do’s zu strukturieren, dann hast du schon sehr viel gewonnen. Vor allem an Entspanntheit. Nicht alles, was dringend ist, ist wichtig. Es geht hier ein Stück weit auch um “Nein sagen können”. Und du musst nicht in der einen Matrix alle Probleme darstellen oder lösen, sie ist ein lebendes Dokument.

Für mich ist der größte Gewinn, die Aufgaben erstmal übersichtlich dargestellt und kategorisiert zu haben. Das schafft Ordnung im Kopf.

Und du hast deinen wichtigen, aber (noch) nicht dringenden Themen auch eine Deadline gegeben. Also Vorsicht, bei Nichtbeachtung werden sie auch irgendwann dringend und rücken in den “Sofort erledigen”-Abschnitt.